Absensi online merupakan istilah baru yang sudah tidak asing lagi di telinga masyarakat luas sejak beberapa tahun belakangan ini.
Bagi perusahaan-perusahaan yang sangat peka terhadap perkembangan teknologi, tentunya sudah menggunakan absensi online untuk mencatat kehadiran para karyawannya.
Maraknya absensi online ini, dapat dikatakan mulai dari tahun 2020 saat wabah virus COVID-19 menyebar.
Dengan adanya wabah yang mendunia ini, membuat perusahaan terpaksa untuk mempekerjakan karyawannya untuk work from home (WFO) sehingga sistem absensi karyawan harus berubah dari manual menjadi absensi online.
Pengertian Absensi Online
Absensi online mengacu pada perangkat lunak yang fungsinya untuk mencatat kehadiran karyawan, menggunakan sistem cloud yang terhubung pada database secara real-time.
Dengan sistem ini akan secara otomatis menyimpan data absensi karyawan tanpa perlu adanya rekapitulasi data dan terhubung dengan data lainnya sehingga penghitungan upah dapat dilakukan secara otomatis.
Absensi online dengan sistem cloud ini juga dapat melakukan pelacakan lokasi karyawan dan dapat mengenali wajah karyawan sehingga karyawan tidak dapat melakukan kecurangan dalam perihal absensi online.
Data dari absensi kehadiran online ini dapat dilihat kapan pun dan di mana pun asalkan Anda terkoneksi dengan internet. Sangat jelas terlihat bahwa absensi online ini sangat membantu pekerjaan HRD.
Aplikasi ini juga menguntungkan bagi karyawan karena sistem ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti secara online.
Saat proses pengajuan cuti, karyawan hanya perlu mengisi formulir cuti yang sudah tersedia di aplikasi sehingga pengajuan dan persetujuan cuti dapat dilakukan melalui aplikasi saja.
Keunggulan Absensi Online Dibandingkan Absensi Manual
1. Hemat Biaya
Absensi dengan sistem manual memerlukan perangkat keras, seperti mesin fingerprint dan mesin almano.
Absensi dengan mesin fingerprint dan mesin almano merupakan absensi yang paling sering digunakan oleh perusahaan untuk mendata kehadiran karyawannya.
Pemakaian mesin yang terus menerus membuat mesin ini menjadi mudah rusak sehingga perusahaan harus membeli mesin cadangan dan memiliki teknisi jika mesin tersebut mengalami kerusakan.
Dengan begitu, mesin fingerprint ini memerlukan pemeliharaan yang cukup menguras anggaran perusahaan.
Berbeda dengan absensi online dengan sistem manual, absensi online hanya memerlukan software atau web yang terhubung dalam server berbasis cloud sehingga data absensi terintegrasi dalam satu cloud.
Dengan fakta ini, perusahaan hanya perlu membayar jasa pada perusahaan yang menjual produk software seperti ini atau berlangganan aplikasi absensi online.
Maka dari itu, biaya yang dikeluarkan lebih sedikit dan kantor tidak perlu repot-repot mengganti perangkat jika rusak.
2. Pemantauan Waktu dan Kinerja Karyawan
Absensi online melakukan pencatatan absensi karyawan secara real-time sehingga data yang masuk langsung tersimpan secara terintegrasi dan dapat dilihat oleh HRD melalui aplikasi absensi yang terkoneksi secara online.
Keuntungan ini tentunya memudahkan HRD dalam memantau kehadiran yang akan mempengaruhi penilaian kinerja karyawan. Sinkronisasi data absensi karyawan menjadi lebih mudah karena semua data sudah tersimpan.
Absensi dengan sistem online ini juga menggunakan fitur pengenalan wajah yang akurat dan pelacakan titik lokasi GPS untuk melakukan absensi.
Hal ini menjadikan absensi dengan sistem online sulit untuk dimanipulasi datanya oleh karyawan sehingga data yang didapatkan sangat akurat dan real-time.
Dengan begitu, HRD sangat mudah dalam memantau kehadiran karyawan terutama saat work from home.
Sedangkan pada absensi manual, data pada absensi ini tidak terintegrasi dalam sistem sehingga menyulitkan HRD untuk melakukan pemantauan kinerja karyawan.
Biasanya data ini direkap ulang jika mendekati tanggal pemberian upah karyawan sehingga selama berlangsungnya kegiatan bekerja saat ini, HRD tidak dapat memantau langsung perihal absensi karyawan.
Dengan sistem manual, kecurangan perihal absensi karyawan sangat mudah terjadi. Misalnya, pada mesin fingerprint, karyawan dapat menginput sidik jari cadangan dengan sidik jari rekannya sehingga saat karyawan memutuskan untuk bolos kerja, karyawan akan melakukan titip absen ke rekan kerjanya dengan menggunakan jari cadangan tersebut.
3. Minim Kecurangan
Absensi manual sangat rentan dengan kecurangan. Misalnya dengan absensi yang menggunakan mesin fingerprint, karyawan dapat melakukan kecurangan dengan cara titip absen atau seorang yang tidak hadir namun meminta rekannya untuk menginput data atas nama dirinya agar terlihat hadir di tempat.
Karyawan yang curang biasanya menggunakan mesin scanner maupun foto untuk merekam gambar jarinya. Kemudian hasil gambar tersebut di balik serta tingkat kontrasnya agar dapat dibaca oleh sistem. Selanjutnya, pelaku akan mencetaknya menyerupai ukuran jari sebenarnya.
Selain itu, banyak juga karyawan yang melakukan kecurangan pada mesin fingerprint dengan memasukkan sidik jari rekannya sebagai sidik jari cadangan.
Apabila karyawan tersebut tidak masuk dan ingin melakukan bolos kerja, rekannya akan dengan mudah melakukan absensi atas nama karyawan yang bolos tersebut.
4. Rekapitulasi Data
Perubahan data absensi kehadiran dapat dilakukan secara otomatis oleh karyawan sehingga HRD dapat bekerja secara efisien.
Penyimpanan data berbasis server cloud pada absensi kehadiran dengan sistem online ini sangat mendukung rekapitulasi data sehingga HRD tidak perlu memindahkan data secara manual.
Hal ini tentu berbeda dengan yang dilakukan absensi manual, yakni HRD harus mencatat satu persatu data kehadiran karyawannya beserta alasan jika karyawan tidak masuk bekerja.
5. Penyimpanan Data
Mesin absensi jenis fingerprint dan almano memerlukan pemindahan data dari mesin ke komputer.
Pada proses pemindahan data ini, Anda harus memastikan bahwa mesin terkoneksi dengan perangkat komputer Anda.
Pemindahan data ini juga dapat dilakukan dengan memasukkan data dari mesin ke USB lalu dipindahkan lagi ke komputer.
Berbeda halnya dengan absensi online, absensi dengan sistem online ini menggunakan sistem cloud untuk menyimpan datanya.
Penyimpanan data ini juga dilakukan secara otomatis asalkan perangkat Anda terhubung dengan sambungan internet. Maka dari itu, absensi online tidak perlu mentransfer data ke perangkat Anda.
6. Fitur
Jika membandingkan absensi sistem manual dengan online, tentu absensi kehadiran sistem manual sudah pasti kalah telak dengan sistem online.
Fitur-fitur absensi dengan sistem online ini banyak menawarkan fitur yang sangat mempersingkat pekerjaan divisi HRD maupun karyawan lainnya.
Misalnya fitur “My Profile” yang berfungsi untuk melihat serta mengubah data atau informasi karyawan pada aplikasi secara mandiri oleh karyawan itu sendiri.
Jenis Absensi Online
Ada dua jenis absensi online yang umum digunakan oleh masyarakat luas. Berikut daftarnya:
1. Absensi Online Berbasis Web
Absensi online berbasis web ini sangat berbeda dengan ketiga sistem yang sudah dibahas. Absensi online seperti ini berada pada komputer masing-masing karyawan.
Karyawan hanya perlu memasukan ID karyawan dan kata sandinya guna memasukan absensi kehadirannya ke dalam web kantor.
Keuntungan dari sistem ini adalah masing-masing karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi kehadiran di mana saja.
Bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah di Indonesia, atau mempekerjakan banyak karyawan remote, penggunaan absensi online berbasis web ini sangat cocok untuk perusahaan Anda.
Dengan sistem ini, divisi HRD akan lebih mudah dalam rekapitulasi data absensi kehadiran dan ketidakhadiran karyawan karena sudah tersambung dengan internet sehingga dapat terintegrasi.
Kekurangan dalam absensi online berbasis web adalah jika ada karyawan tidak memiliki koneksi internet atau internet sedang terputus,karyawan tersebut tidak dapat mencatatkan kehadirannya pada saat itu ke dalam sistem web.
Pada akhirnya karyawan terpaksa harus melakukan absen secara manual yang nantinya disampaikan ke divisi HRD perusahaan.
2. Absensi Online Mobile
Absensi kehadiran dengan sistem mobile ini berbentuk aplikasi online yang dapat diakses oleh gawai karyawan.
Dengan seperti ini karyawan dapat mengakses absensi kehadiran mereka kapan saja dan di mana saja selama terhubung dengan jaringan internet.
Keunggulan dari absensi kehadiran dengan sistem mobile ini adalah data absensi langsung tersimpan secara otomatis dalam cloud dan bagi beberapa aplikasi, sudah mengintegrasikan dengan daftar upah karyawan.
Kelebihan dari absensi kehadiran dengan sistem mobile seperti ini, yakni sangat memudahkan bagi para HRD karena rekapitulasi data dilakukan secara otomatis oleh aplikasi.
Dengan sistem ini juga memudahkan karyawan dengan HRD dalam melihat data yang sudah diinput.
Walaupun HRD dapat mengakses data kehadiran karyawan namun HRD tidak dapat mengubah kehadiran karyawan sehingga sulit untuk memanipulasi data kehadiran.
HRD juga dapat memantau kehadiran dan ketidakhadiran karyawan kapan saja dan dimana saja.
Kelebihan lainnya adalah pengajuan cuti lebih mudah karena sistem aplikasi dapat memberikan analisis secara lengkap terkait kinerja karyawan untuk menjadi pertimbangan cuti.
Aplikasi absensi kehadiran dengan sistem mobile memudahkan pekerjaan HRD karena tidak perlu repot berdiskusi dengan karyawan secara empat mata perihal cuti karena HRD dapat merespon permintaan cuti serta melihat kepentingan cuti karyawan melalui aplikasi.
Selain itu, absensi dengan sistem mobile ini biasanya sudah dilengkapi oleh fitur biometrik. Fitur biometrik berfungsi sebagai tanda pengenal dengan anggota tubuh seperti sidik jari, bentuk mata, wajah dan lainnya.
Hal ini berfungsi sebagai tanda pengenal karyawan yang ingin melakukan absen pada aplikasi di gawainya. Dengan adanya fitur ini sangat mustahil jika seorang karyawan melakukan kecurangan perihal absensi kehadiran online.
Dengan fitur biometrik, membuat karyawan lebih mudah untuk melakukan input data absensi. Hanya dengan menampilkan wajah atau menaruh sidik jari pada gawai, data absensi kehadiran harian karyawan akan langsung terinput ke dalam aplikasi.
Fitur ini juga tidak dapat dimanipulasi dengan scan foto sidik jari atau wajah karyawan sehingga mustahil akan mengalami kecurangan.
Demikianlah artikel tentang absen online yang sangat mempengaruhi berjalannya perusahaan.
Aplikasi ini memiliki banyak keunggulan jika dibandingkan dengan absensi manual. Dari segi biaya, praktis, keamanan data, pemantauan karyawan, dan lainnya.
Maka dari itu, saat ini lebih banyak orang menggunakan absen online dibandingkan dengan absen offline.
Mekari Solusi Absensi Sistem Online
Mekari merupakan perusahaan yang menyediakan software, berfungsi untuk membantu perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaan sehingga lebih produktif dan mudah.
Mekari akan membantu perusahaan dalam mengurus administrasi perusahaan Anda yang sangat dekat dengan kesalahan karyawan.
Sistem kerja Mekari adalah automasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk memperbaiki sistem operasional bisnis perusahaan Anda.
Dengan adanya aplikasi Talenta milik Mekari ini karyawan yang sedang melakukan pekerjaan di luar kantor akan mudah terpantau kinerjanya secara online, kapan saja dan di mana saja sehingga karyawan akan bekerja maksimal.
Fitur persetujuan lembur dan persetujuan cuti sudah terintegrasi dengan sistem payroll sehingga perhitungan upah karyawan perusahaan menjadi lebih mudah.
Dengan fakta seperti ini, pekerjaan HRD akan menjadi sangat mudah karena tidak memerlukan proses yang rumit dalam perhitungan upah karyawan perusahaan.
Aplikasi ini tidak hanya memberikan keuntungan pada perusahaan namun karyawan juga dipermudah dengan adanya aplikasi ini.
Misalnya, karyawan tidak perlu meminta email atau surat kepada HRD terkait dengan slip gajinya.
Dengan aplikasi ini pembagian slip gaji kepada karyawan tidak perlu melalui surat elektronik namun karyawan dapat melihat slip gaji miliknya melalui aplikasi Talenta dari Mekari sehingga ini sangat membantu karyawan perusahaan. (*)